La transition vers la facturation électronique obligatoire en France, prévue pour le 1er septembre 2026, représente une réelle révolution pour le monde de l’entreprise. Dans cette dynamique, chaque acteur économique doit se préparer afin d’assurer une conformité fluide et une adaptation efficace aux nouvelles normes. Grâce à la dématérialisation des factures, les entreprises bénéficieront de nombreux avantages, allant de la simplification des processus à la réduction des coûts, en passant par un meilleur contrôle financier. Face à ce défi, il est crucial d’anticiper pour éviter les écueils et tirer parti des innovations technologiques.
Dématérialisation des factures : ce qui changera à partir du 1er septembre 2026
À partir du 1er septembre 2026, la réforme de la facturation entame son processus de mise en œuvre, impliquant des changements majeurs pour toutes les entreprises françaises. Deux aspects principaux sont à considérer.
Premièrement, toutes les entreprises, quel que soit leur statut, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cela concerne toutes celles qui sont assujetties à la TVA, dès que le fournisseur est également dans l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Deuxièmement, les grandes entreprises et les ETI, ou entreprises de taille intermédiaire, devront systématiquement émettre toutes leurs factures au format numérique. Les factures papier et PDF envoyés par email ne pourront plus être utilisés pour les transactions entre professionnels en France.
Pour se conformer à ces nouvelles normes, il sera impératif pour chaque entreprise de sélectionner et de déployer une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) avant la date butoir. Cette plateforme servira d’intermédiaire obligatoire, assurant le transit de toutes les factures, qu’il s’agisse de leur émission ou de leur réception.
À noter : ces changements ne concerneront que les opérations B2B réalisées en France. Les factures peuvent être adressées à des particuliers ou à l’étranger, mais elles ne seront pas soumises aux mêmes exigences, même si un reporting à l’administration fiscale sera nécessaire.
Ce qui changera à partir du 1er septembre 2027
Le 1er septembre 2027 marquera une nouvelle étape dans ce processus de dématérialisation : toutes les entreprises françaises, y compris les PME et micro-entreprises, devront émettre la totalité de leurs factures sous format électronique.
Ce dernier groupe, jusqu’alors exempté, ne pourra plus échapper à cette obligation. De surcroît, il sera également requis d’instaurer un e-reporting pour toutes les transactions non soumises à la facturation électronique, comme pour les ventes aux particuliers ou les opérations internationales.
Avec ce changement, la numérisation de la facturation en France sera totalement effective : chaque interaction entre professionnels sur le territoire national devra passer par le circuit de la plateforme de dématérialisation partenaire. Les entreprises devront conserver toutes les informations de manière numérique, ce qui apportera une efficacité nouvelle dans la gestion des flux financiers.
Des sanctions financières en cas de non-respect des obligations
Les nouvelles obligations de facturation électronique s’accompagnent de sanctions financières pour les entreprises qui ne s’y conforment pas. En effet, pour s’assurer que chaque entité respecte ces exigences, un régime de pénalités a été établi.
Les entreprises qui n’émettent pas leurs factures au format électronique s’exposeront à une amende de 15 euros par facture, plafonnée à 15 000 euros par an. Par ailleurs, le non-respect des obligations de transmission de données au fisc sera plus lourdement sanctionné, avec une amende de 250 euros par transmission manquante, également soumise au même plafond annuel.
Concernant les plateformes de dématérialisation, les sanctions sont tout aussi significatives : 15 euros pour chaque facture non transmise et 750 euros par transmission de données manquante. Cette réglementation vise à assurer que chaque acteur de la chaîne respecte ses obligations, entrant dans un cadre de transparence fiscalement responsable.
Il est essentiel de prendre en compte que l’administration fiscale propose une période d’adaptation, privilégiant la sensibilisation et la prévention. Ainsi, la première infraction de chacune des obligations définies ne sera pas automatiquement sanctionnée.
Factures dématérialisées : de quoi parle-t-on exactement ?
Pour saisir les implications de cette réforme, il est indispensable de définir ce qu’est une facture dématérialisée. Contrairement à un simple document numérisé, une facture dématérialisée est un document créé directement sous format électronique, sans passer par une version papier au préalable.
Cette facture numérique doit respecter des normes de structuration précises pour assurer une intégration automatique dans les systèmes comptables. Par exemple, elle doit intégrer des données structurées dans des formats normalisés comme UBL (Universal Business Language) ou CII (Cross Industry Invoice). Cela garantit que les logiciels de comptabilité, comme Cegid ou Sage, peuvent lire et traiter ces factures sans intervention manuelle.
Pour garantir son authenticité, la facture dématérialisée doit comporter des éléments de sécurité, tels qu’une signature électronique ou un cachet électronique qualifié. Ce dernier doit également permettre de vérifier l’intégrité des contenus à travers un système de hachage cryptographique. Ainsi, la moindre altération de la facture sera détectée, renforçant la sécurité de la transaction.
Quel est l’objectif de l’obligation de dématérialisation des factures ?
La réforme de la facturation électronique vise plusieurs objectifs stratégiques, en réponse à des enjeux fiscaux et économiques cruciales. Ces objectifs peuvent être segmentés en quatre grands axes.
Premièrement, elle entend lutter efficacement contre la fraude à la TVA, un phénomène qui coûte chaque année entre 20 et 25 milliards d’euros aux finances publiques françaises. En instaurant un suivi en temps réel des transactions, la dématérialisation rend quasiment impossible la dissimulation de chiffre d’affaires et la création de fausses factures.
Deuxièmement, cette réforme a pour but d’automatiser les processus déclaratifs. En centralisant les données des factures, les entreprises bénéficieront d’une simplification des déclarations fiscales grâce à un préremplissage basé sur leurs factures réelles. Cela optimisera le temps consacré aux tâches comptables et réduira les erreurs éventuelles.
Troisièmement, la facture électronique vise à réduire les délais de paiement, qui constituent un enjeu majeur pour la trésorerie des entreprises. En remplaçant les systèmes de facturation papier, les paiements seront traités beaucoup plus rapidement, parfois en quelques minutes. Ce changement direct affectera positivement la santé financière des entreprises, diminuant le risque de faillite lié à des retards de paiement.
Enfin, l’automatisation engendrée par la dématérialisation des factures permettra aux entreprises de réaliser des économies significatives sur divers postes, tels que les frais d’impression, de stockage ou d’envoi postal.
Comment vous préparer à la réforme de la facturation électronique ?
À moins de dix-huit mois de l’échéance, il est crucial que chaque entreprise engage activement sa transition vers la facturation électronique. Plusieurs étapes doivent être suivies pour faciliter ce changement.
La première étape consiste à dresser un état des lieux de son système de facturation. Il s’agit de cartographier les volumes de factures (émises et reçues) et d’identifier les différents types de factures traitées. Cette analyse préparatoire fournira une base solide pour la mise en œuvre des changements nécessaires.
Ensuite, le choix de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) doit être effectué rapidement, idéalement avant début 2026. Les entreprises doivent s’assurer que leur sélection est compatible avec leurs outils existants et qu’elle offre un accompagnement constant.
Un calendrier de migration doit également être établi, tenant compte des modifications à apporter aux logiciels de facturation et des développements techniques nécessaires pour leur connexion avec la PDP choisie. L’ensemble de ces éléments doit être budgétisé afin d’intégrer les coûts de licence et de formation des équipes comptables.
Enfin, une phase de tests d’au moins trois mois avant la mise en œuvre complète est recommandée. Cela permettra de s’assurer de la bonne connexion entre les logiciels et la PDP, de vérifier la conformité des factures aux formats requis et de former les équipes dans des conditions réelles.
DFM vous accompagne dans la transition vers la facturation électronique
La transition vers la facturation électronique obligatoire représente un enjeu significatif pour les entreprises. Pour réussir cette transformation, le soutien d’un expert en dématérialisation est essentiel. Avec une solution de Gestion Électronique de Documents (GED), DFM accompagne les entreprises dans chaque étape de cette réforme.
Les consultants spécialisés de DFM aident à la sélection et l’intégration de la plateforme de dématérialisation partenaire, tout en veillant à la conformité des processus en place. En offrant un véritable accompagnement, les entreprises peuvent s’assurer d’une transition fluide vers la facturation électronique.
Pour optimiser la gestion des documents et garantir la conformité face aux nouvelles exigences réglementaires, il est judicieux de commencer dès aujourd’hui cette transformation. Contactez DFM pour découvrir comment la solution GED peut être intégrée à votre structure.
